Persónuverndarstefna Bílaumboðsins Unu
Um persónuverndarstefnuna
Bílaumboðið Una leggur áherslu á örugga og ábyrga meðferð persónupplýsinga og leggur sérstaka áherslu á að þær séu unnar með lögmætum, sanngjörnum og gagnsæjum hætti. Til einföldunar verður hér eftir talað um Bílaumboðið Unu sem „Una“ eða „við“.
Í persónuverndarstefnunni eru útskýringar á því hvaða persónuupplýsingum Una safnar og hvers vegna við söfnum þeim, hve lengi megi ætla að upplýsingarnar verði geymdar, hvert upplýsingunum kunni að vera miðlað og með hvaða hætti sé gætt að öryggi þeirra.
Persónuverndarstefnan tekur til persónuupplýsinga hvort sem þeim er safnað og þær varðveittar með rafrænum hætti, á pappír eða með öðrum hætti. Stefnan tekur til skráningar, vörslu og vinnslu á persónuupplýsingum sem falla undir stefnuna. Una meðhöndlar og vinnur með persónuupplýsingar um viðskiptavini sína í samræmi við lög og reglur um persónuvernd og meðferð persónupplýsingar. Una leggur áherslu á að hafa pesónuverndarstefnu sína gagnorða, skýra og í einföldu máli.
Upplýsingar ábyrgðaraðila
Ábyrgðaraðili er Bílaumboðið Una, Krókhálsi 11, 110 Reykjavík, kt. 561106-2150. Bílaumboðið Una er þjónustufyrirtæki sem sérhæfir sig í sölu og þjónustu XPENG bifreiða.
Þegar Una vinnur persónuupplýsingar þínar samkvæmt þessari persónuverndarstefnu telst Una vera „ábyrgðaraðili“ persónuupplýsinga þinna samkvæmt lögum Evrópusambandsins og íslenskum lögum um persónuvernd. Heimilisfang okkar er sem hér segir:
Bílaumboðið Una Krókhálsi 11, 110 Reykjavík Ísland
Una hefur tilnefnt persónuverndarfulltrúa sem þú getur haft samband við með því að senda tölvupóst á gdpr@askja.is eða skriflega á ofangreint heimilisfang.
Tegundir persónuupplýsinga
Þær tegundir persónuupplýsinga sem Una vinnur með eru einkum:
Tengiliðaupplýsingar, svo sem nafn, kennitala, heimilisfang, netfang og símanúmer. T.d. þegar viðskiptavinir hringja eða senda okkur tölvupóst og óska eftir viðskiptum. Einnig getum við safnað tengiliðaupplýsingum ef viðskiptavinur samþykkir að fá efni frá okkur í markaðstengdum tilgangi.
Samskiptasaga. Þegar viðskiptavinir hafa samband við okkur, hvort sem það er fyrirspurn, beiðni um þjónustu eða annað, þá geymum við þá samskiptasögu.
Banka- og greiðsluupplýsingar, bankareikningur og/eða kortanúmer. Slíkar upplýsingar fáum við frá viðskiptavinum okkar með sömu leið og tengiliðaupplýsingarnar, þegar viðskipti eiga sér stað.
Upplýsingar um þjónustu- og/eða vörukaup, svo sem um dagsetningu viðskipta, hvar viðskiptin áttu sér stað og hvað var keypt. Slíkar upplýsingar fáum við þegar viðskiptavinir eiga viðskipti við okkur.
Viðskiptavinur getur valið að veita okkur upplýsingar um tegund starfsemi og veltu þegar hann sækir um að fara í reikningsviðskipti hjá okkur. Einnig söfnum við upplýsingum um vanskilaskrá þeirra einstaklinga sem vilja stofna til slíkra viðskipta við okkur, með þeirra samþykki.
Upptökur í eftirlitsmyndavélum.
Samskiptasaga. Þegar viðskiptavinir hafa samband við okkur, hvort sem það er fyrirspurn, beiðni um þjónustu eða annað, þá geymum við þá samskiptasögu.
Upplýsingar sem vafrar þeirra sem heimsækja vefsíður okkar senda, þ.e. gögn sem geta falið í sér upplýsingar eins og IP-tölu, tegund vafra, síður þjónustunnar sem viðskiptavinur heimsækir, tíma og dagsetningu heimsóknar, þann tíma sem viðskiptavinur varði á þessum síðum, netfang og önnur talnagögn.
Að jafnaði fáum við framangreindar upplýsingar beint frá viðskiptavini en upplýsingarnar kunna þó að koma frá þriðja aðila, t.d. Credit-Info, stjórnvöldum og/eða þjónustuveitendum viðskiptamanna.
Tilgangur og heimild fyrir vinnslu persónuupplýsinga
Una safnar og varðveitir persónuupplýsingar viðskiptavina m.a. í eftirfarandi tilgangi:
Til að geta veitt viðskiptavinum okkar þá þjónustu sem þeir óska eftir, hvort sem það er vegna sölu eða þjónustu á bíl eða þegar tekið er á móti greiðslum svo viðskiptavinir geti keypt t.d. varahluti í verslun okkar. Að öðru leyti til að framfylgja skilmálum okkar.
Til að geta uppfyllt skyldur okkar samkvæmt bókhaldslögum, samkvæmt beiðnum frá opinberum yfirvöldum og stofnunum og öðrum ákvæðum laga.
Til að geta, eftir atvikum, gert viðskiptavinum tilboð í reikningsviðskipti.
Til að geta tekið ákvörðun um viðskiptakjör og hvort stofna eigi til reikningsviðskipta.
Unnið er með upptökur úr eftirlitsmyndavélum í öryggis- og eignavörsluskyni.
Til að geta sent viðskiptavinum upplýsingar um afslætti, sýningar og tilboð, að því gefnu að viðskiptavinir samþykki slíkt.
Til að geta sent viðskiptavinum upplýsingar sem eru sérsniðnar að þeirra þörfum og eins tölfræðilegar upplýsingar í gæða- og markaðsstarfi, að því gefnu að viðskiptavinir samþykki slíkt.
Til að svara fyrirspurnum viðskiptavina okkar og bregðast við óskum þeirra.
Til að senda viðskiptavinum mikilvægar upplýsingar sem tengjast þjónustu okkar við þá, t.d. upplýsingar um breytingar á skilmálum..
Til að geta greint og gert áætlanir innan fyrirtækisins, við markaðsrannsóknir, til að bæta þjónustu okkar og til að geta tekið saman tölfræðilegar upplýsingar í gæða- og markaðsstarfi.
Hversu lengi geymum við gögnin
Gögn eru geymd eins og nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslu og skilmála samninga, nema þegar lög og reglur kveða á um annað.
Hvert persónuupplýsingum er miðlað
Una miðlar persónuupplýsingum ekki til þriðja aðila án þess að samþykki viðskiptavinar fyrir miðluninni liggi fyrir, nema þar sem Unu er það skylt samkvæmt lögum eða í þeim tilvikum sem talin eru upp í stefnu þessari.
Unu er heimilt að miðla persónuupplýsingum til þriðja aðila (vinnsluaðila) sem er þjónustuveitandi, umboðsmaður eða verktaki Unu, í þeim tilgangi að ljúka við verkefni fyrir viðskiptavininn eða veita viðskiptavini þjónustu eða vöru sem hann hefur beðið um eða samþykkt. Okkur er einnig heimilt að deila upplýsingum með vinnsluaðilum þegar það er nauðsynlegt til að vernda brýna hagsmuni, t.d. við innheimtu á vanskilakröfu. Una deilir einnig upplýsingum, í tölfræðilegum tilgangi, með vinnsluaðilum sem vinna með fyrirtækinu við gæðaog markaðsstarf.
Una afhendir vinnsluaðilunum einungis þær persónuupplýsingar sem eru nauðsynlegar fyrir vinnsluaðila í framangreindum tilgangi og gerir fyrirtækið þá samning þar sem þeir undirgangast skyldu um að halda upplýsingum um viðskiptavini öruggum og nota þær einungis í framangreindum tilgangi. Söfnun og notkun í markaðstengdum tilgangi.
Söfnun og notkun í markaðstengdum tilgangi
Ef viðskiptavinir samþykkja getum við notað persónuupplýsingarnar þeirra til að gera þeim kunnugt um almenn afsláttarkjör vara og/eða þjónustu frá okkur og sent þeim annað markaðsefni sem við teljum að þeir gætu haft áhuga á. Auk þess getum við sent viðskiptavinum upplýsingar sem eru sérsniðnar að þeim svo sem tilboð sem tengjast bíltegund þeirra og/eða markaðsefni sem beinist að lýðfræðilegum upplýsingum þeirra. Þá getum við notað upplýsingar til að vinna tölfræðilegar upplýsingar í gæða- og markaðsstarfi. Þessi samskipti geta átt sér stað í gegnum tölvupóst, síma, bréfasendingar eða SMS. Við munum þó leitast við að hafa þessi samskipti hófleg. Innt verður eftir samþykki viðskiptavina með rafrænum hætti. Viðskiptavinir munu einnig geta komið samþykki sínu á framfæri með því að senda okkur tölvupóst á gdpr@askja.is eða hringja í okkur í 590-2100.
Viðskiptavinir geta afturkallað samþykki sitt hvenær sem er til að koma í veg fyrir að fá sendar upplýsingar í markaðstengdum tilgangi í framtíðinni.
Viðskiptavinir munu getað afturkallað með því að fara á heimasíðu okkar og afskrá sig, smella á tengil í tölvupósti sem þeir hafa fengið frá okkur, senda tölvupóst á gdpr@askja.is eða með því að hringja í 590-2100. Ekki er víst að afturköllunin taki tafarlaust gildi en við munum reyna að verða við slíkri beiðni eins fljótt og mögulegt er. Ef viðskiptavinir vilja ekki fá markaðstengt efni frá okkur, getum við samt haldið áfram að hafa samband við þá og sent viðskiptavinum nauðsynlegar upplýsingar í tengslum við þjónustu okkar og/eða lögum samkvæmt.
Hvernig tryggjum við öryggi persónuupplýsinga
Una mun taka þau skref sem nauðsynleg eru til þess að vernda persónupplýsingar þínar sem við höldum utanum og í því skyni mun Una nota almennar samþykktir og staðlaðar öryggisráðstafanir.
Réttindi viðskiptavinar
Einstaklingur á rétt á því að fara fram á að fá aðgang að persónuupplýsingum sínum og við ákveðnar aðstæður láta leiðrétta þær, eyða þeim eða takmarka vinnslu þeirra. Einnig á hann rétt á að andmæla vinnslu og fara fram á að gögn hans séu flutt. Þá hefur einstaklingur rétt á að leggja fram kvörtun til Persónuverndar.
Hvernig er hægt að hafa samband við okkur
Hægt er að hafa samband við persónuverndarfulltrúa Unu með því að senda tölvupóst á netfangið gdpr@askja.is. Hlutverk persónuverndarfulltrúans er að fylgjast með að farið sé eftir ákvæðum laga og reglna um persónuvernd og ákvæðum almennu persónuverndarreglugerðar ESB nr. 2016/679. Sjá einnig upplýsingar í ofangreindum kafla um ábyrgðaraðila.
Hvernig uppfærum við eða breytum persónuverndarstefnunni
Una breytir þessari persónuverndarstefnu eftir því sem tilefni gefst til og leitast við að halda henni ávallt uppfærðri og í samræmi við þá starfsemi sem fram fer hjá félaginu hverju sinni. Slíkar breytingar kunna t.d. að vera gerðar til að samræma persónuverndarstefnuna við gildandi lög og reglur er varða persónuvernd hverju sinni